集美大学诚毅学院毕业生档案转递暂行办法

为适应毕业生就业制度改革的需要，实现毕业生档案转递的标准化、规范化、科学化，确保毕业生档案的安全转递，根据机要文件交寄的相关规定，参照《集美大学毕业生档案转递暂行办法》，结合我院实际情况，制定本办法。

第一条 转递档案范围

本办法适用于我院普通高等教育本科毕业生和专升本毕业生档案转递。

第二条 转递档案材料内容

各系指定专人负责毕业生档案转递前的整理工作（在档案信封密封前，院就业指导办分室负责对各系毕业生档案整理情况进行核查）。毕业生档案材料内容包括：

（一）入学前档案（入学前档案有部分材料缺失的，须在档案袋上注明入学转入材料名称）。

（二）学生学习成绩单。

（三）学生学籍变动文件。

（四）在校期间受各类表彰、奖励的材料。

（五）在校期间受警告及以上处分的决定。

（六）党（团）组织材料。

（七）毕业生体检表。

（八）毕业生登记表。

（九）毕业生就业通知书（报到证白联单）。

（十）按规定必须归档的相关材料。

第三条 毕业生档案转递材料填写及封装要求

各系安排专人负责填写档案转递材料，并对档案进行封装。

（一）毕业生档案转递材料按就业审批表和就业协议书上所规定的地址和单位填写。未落实就业单位的毕业生，其档案转回生源所在地的毕业生就业主管部门，转递材料按生源所在地就业主管部门的有关规定填写。

（二）毕业生就业方案审核后，各系组织人员严格按照邮寄机要件的要求认真、规范填写《学生档案转递通知单》、《机要文件交寄单》（见附件2）、装寄档案的信封。

《学生档案转递通知单》的第一联：学生档案转递通知单存根，留各系保存备查；第二联：学生档案转递通知单，放入档案信封内；第三联：学生档案转递回执单，放入档案信封内，收件人收到档案后寄回。（见附件1）

（三）档案信封的书写及封装必须规范：

1．用毛笔、钢笔或圆珠笔书写清楚，不使用非正式的简化字，不涂改。

2．收件单位邮编、详细地址、名称要书写清楚、准确。

3．收件单位要填写具有管理档案权的单位，不得填写如乡（镇）、中学、派出所、信箱、车间、工地、街道办事处、门诊部等不具有管理档案权的单位。

4．去部队就业的毕业生，收件单位名称不得代号和番号同时并用，单位名称须标明所在地。

5．档案信封的书写要工整、内容要准确，格式要规范。（见附件3）

6．档案信封要在前后封口处加盖“档案专用密封章”。

第四条 档案交寄工作

档案交寄工作由学院就业指导办公室统筹安排，统一邮寄。

（一）各系按《机要文件交寄单》上填写的档案顺序和数量，认真核对，将所对应的档案绑为一件，《机要文件交寄单》（一式二份）附在每件上面。同时向学院就业指导办公室报送一份毕业生档案转递清单的电子文档备案。

（二）毕业生档案邮寄工作由学院就业指导办公室负责与邮政局机要通信部门协商，统筹安排。

各系在规定时间内将整理好的档案及相应的《机要文件交寄单》送交学院就业指导办公室，由就业指导办公室负责到指定的邮政局机要通信科办理毕业生档案邮寄手续。结清费用，索回加盖公章的《机要文件交寄单》。

对厦门地区一个单位中转递数量较大的，各系填写好档案转递清单后送交就业指导办公室，由就业指导办公室负责直接送达（留校工作的毕业生档案直接送交学校人事处）。毕业生档案送达后，必须向对方索取有接收人签字、加盖公章的《集美大学诚毅学院毕业生档案转递清单（回执）》（见附件4）。

非毕业派遣时间零星档案的转递，同样由就业指导办公室负责转递，并确保转递的及时、准确、安全。

（三）毕业生档案转递工作结束后，就业指导办公室负责做好《机要文件交寄单》和相关档案回执的整理工作，并永久保存，作为查询毕业生档案去向和学院就业工作检查评估的依据。